PROARK

PROARK skaber overblik og effektivitet i ejendomsdriften med Upsite

Siden grundlæggelsen i 1987 – dengang under navnet Ejendomsinvest – har PROARK specialiseret sig i ejendomsinvesteringer og administration, både for eksterne kunder og deres egen portefølje, der rummer alt fra hoteller til bolig- og erhvervsejendomme.

Med en ejendomsportefølje på over 50 ejendomme i Danmark og udvalgte europæiske lande er det afgørende for PROARK at have styr på drift og vedligeholdelse. Det kræver struktur og systematik. For Frederik Aastrup Rasmussen, der blev ansat som driftschef med ansvar for hele ejendomsporteføljen, var behovet klart: et intuitivt og brugervenligt system, der kunne give overblik uden at kræve en lang implementeringsperiode. Valget faldt på Upsite.

Foto: PROARK

»Jeg vidste jo godt, at min tid ikke var alverden, så jeg kunne ikke bare sætte mig og udelukkende koncentrere mig om det her. For mig handler det meget om udtrykket og det simple, og så blev jeg lidt fanget af Upsites design egentlig. Det spiller meget godt ind i, hvad vi ville«

fortæller Frederik Aastrup Rasmussen om de tanker, der spillede ind i forbindelse med valget af en digital platform.

Fra dataoprydning til strategisk planlægning

Ved implementeringen af Upsite var første skridt at samle og strukturere ejendomsdata. Frederik Aastrup Rasmussen gennemgik ejendommene én for én og udarbejdede vedligeholdelsesplaner baseret på de indsamlede data.

»Det er jo først i år, hvor den største del af porteføljen har været gået igennem, at vi begynder at tage opgaver ud til planlægning. Sidste år gik meget med indhentning af data, og sådan bliver det selvfølgelig også i år – det tager jo bare tid«

fortæller Frederik Aastrup Rasmussen, og tilføjer, at han nu bruger systemet flere gange om måneden, svarende til cirka en uges arbejde samlet set.

Den digitale transformation optimerer ikke kun driften, men gør det også nemmere at videregive vigtig viden internt, planlægge budgetter og lægge langsigtede strategier.

»Det arbejde, vi laver nu, kommer til at spare os tid på sigt. Det har allerede gjort budgetplanlægningen for i år langt mere overskuelig, fordi jeg nu har et klart overblik over, hvad vi kigger ind i.«

uddyber han.

Foto: PROARK

En struktureret tilgang til vedligeholdelsesplaner

Upsite er bygget med et byggeteknisk udgangspunkt og tager afsæt i den standardiserede 20-punktsplan til udarbejdelse af vedligeholdelsesplaner, som kan tilpasses efter behov. For Frederik Aastrup Rasmussen har det gjort implementeringen intuitiv og lettet arbejdet med at systematisere vedligeholdelsesopgaverne.

Upsite hjælper ikke blot med at indsamle og strukturere ejendomsdata, men tilbyder også skabeloner, fleksible løsninger og forslag til budgetposter og bygningsbeskrivelser. En funktionalitet, Frederik især har haft gavn af, er chatbotten, der kan assistere med byggetekniske spørgsmål og tekstudarbejdelse.

»Upsite er overskueligt, og jeg kan godt lide skabelonopsætningen. Jeg bruger især chatbotten til at udarbejde mine egne skabeloner og beskrivelser, så vi får en ensartet måde at arbejde på i organisationen. Det gør det nemmere at videregive viden og sikre, at systemet ikke kun afhænger af mig – men bliver et værktøj, hele virksomheden kan bruge,«

fortæller han.

Foto: PROARK

Et samarbejde med fremtiden for øje

Valget af Upsite handlede ikke kun om de funktioner, platformen tilbyder nu, men også om fremtidige udviklingsmuligheder.

»Jeg har arbejdet meget med lignende systemer og så hurtigt, at Upsite kunne det, jeg ønskede – en simpel og intuitiv tilgang. At der så samtidig har været en udvikling i den rigtige retning, særligt inden for energi, er kun en fordel,«

fortæller Frederik Aastrup Rasmussen.

»Det tiltalte mig, at vi kunne være en del af Upsites rejse – og at kunne være med til at påvirke udviklingen. Det har helt sikkert spillet en rolle i vores beslutning«

afslutter Frederik Aastrup Rasmussen.